Beschluss: Kenntnis genommen

 

 

 


Bürgermeister Niehues verwies auf eine Anfrage von Ratsmitglied Söller in der Sitzung des Rates am 20.06.2007, warum der Jahresabschluss nicht zeitgerecht vorläge. Er bat Fachbereichsleiter Isfort, die Gründe hierfür darzulegen.

 

Fachbereichsleiter Isfort erläuterte, dass die gemäß § 95 Abs. 3 GO vorgeschriebene Vorlage des Jahresabschlusses innerhalb einer dreimonatigen Frist nach Ablauf des Haushaltsjahres noch aus der Zeit des kameralen Haushaltswesens stamme. Diese Vorschrift sei trotz Einführung von NKF wortgleich aus der alten Fassung der Gemeindeordnung übernommen worden. Angesichts des neuen Finanzmanagements und der damit verbundenen neuen Strukturen sei aber mittlerweile offenkundig, dass eine solche Frist nicht eingehalten werden könne. Es gäbe daher konkrete Planungen, diese Fristenregelung gesetzlich zu ändern. Tatsache aber sei, dass die zurzeit noch gesetzlich vorgeschriebene Dreimonatsfrist nicht eingehalten worden sei.

 

Gemäß § 96 Abs. 1 GO solle eine Beschlussfassung über den Jahresabschluss durch den Rat bis zum 31.12. des Folgejahres erfolgen. Er müsse mitteilen, dass auch diese Frist nicht eingehalten werden könne.

 

Diese Fristversäumnisse begründete er nachfolgend.

 

In den vergangenen 15 Jahren seien die gesetzlichen Fristen zur Vorlegung und Beschlussfassung des Jahresabschlusses immer eingehalten worden. Im kameralen Haushaltswesen sei dies nie ein Problem gewesen, da bereits am 31.12. eines Jahres unmittelbar mit den Arbeiten am jeweiligen Jahresabschluss hätte begonnen werden können.

Mit der Einführung des NKF-Haushaltes sei aber eine besondere Situation entstanden, die nicht allein der Gemeinde Rosendahl zeitliche Probleme bereite.

 

Zum einen wies er darauf hin, dass die Umstellung auf einen NKF-Haushalt ein mehrjähriger Prozess sei. Sie erfordere entsprechende Schulungen, Testphasen, Spezialprogramme. Angesichts der personellen Engpässe und anderer organisatorischer Defizite stießen kleinere Kommunen wie Rosendahl sehr schnell an ihre Grenzen, die keine zeitlichen Spielräume mehr zulasse. In Rosendahl wäre der NKF-Prozess weitestgehend ein Zwei-Personen-Projekt. Im Vergleich zu anderen Kommunen sei diese personelle Besetzung die geringste ihrer Art.

Die Finanzbuchhaltung sei in personeller Hinsicht überfordert, da sie zwangsläufig vorhandene NKF-Wissensdefizite der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den anderen Fachbereichen auffangen müsse. Die Bereinigung von Fehlbuchungen hätte zu einem erhöhten Aufwand in der Finanzbuchhaltung geführt.

 

Hinsichtlich der zur Verfügung stehenden Software erläuterte Fachbereichsleiter Isfort, dass die zuvor verwendeten Standardbuchungsprogramme im NKF nicht mehr einsetzbar seien. Speziell für das NKF entwickelte Programme müssten eingesetzt werden. Diese Programme seien jedoch noch nicht ausgereift, da die Erfahrungswerte noch fehlten. Die Programme würden zurzeit noch anhand des Echtbetriebes weiterentwickelt, was zwangsläufig zu Verzögerungen und Störungen führe. Kommunen wie Rosendahl, die bereits frühzeitig auf NKF umgestellt haben, hätten darunter zu leiden. Dank des Einsatzes des Leiters der Finanzbuchhaltung, Herrn Deitert, könnten manche Probleme gelöst werden; dieser habe quasi die Funktion eines Systementwicklers übernommen, da die Softwarefirmen derzeit ihren Arbeitsschwerpunkt weniger in der Systembetreuung, sondern vielmehr in der Vermarktung ihrer Produkte sähen. Mehrere Kommunen würden derzeit die geplante Einführung von NKF wegen der bekannten Softwareschwierigkeiten verschieben. Herr Isfort räumte allerdings ein, das Softwareproblem im Vorfeld unterschätzt zu haben, wies aber auch darauf hin, dass externe Hilfe kaum in Anspruch genommen würde und die knappe personelle Besetzung ein Ansteigen der Personalkosten verhindert hätte.

 

Ergänzend wies er auch noch auf einige spezielle Probleme hin, wie beispielsweise die aufwändigen Arbeiten, die zur Einbindung von Excel- und Access-Dateien in das neue Buchungsprogramm notwendig gewesen seien. Auch die Integration des Wasser- und Abwasserwerks in den Haushalt hätte viel Zeit in Anspruch genommen. In einigen Bereichen (z.B. Daten der Versorgungskasse) hätten verlässliche Daten erst zu einem sehr späten Zeitpunkt vorgelegen.

 

Herr Isfort verwies in diesem Zusammenhang auch auf das Beispiel der Stadt Velbert, die mit demselben Software-Anbieter wie die Gemeinde Rosendahl arbeite. Diese Stadt hätte bereits 2005, also ein Jahr früher als die Gemeinde Rosendahl auf NKF umgestellt. Die Stadt Velbert könne ebenfalls die gesetzlichen Fristen nicht einhalten und plane, bis zum 31.12.2007 den Jahresabschluss für das Jahr 2005 vorzulegen. Im Vergleich hierzu sei Rosendahl schon etwas weiter in der Erstellung des Jahresabschlusses.

 

Zusammenfassend stellte Herr Isfort fest, dass sowohl Herr Deitert als auch er selbst alles mögliche getan hätten und hierzu auch befähigt seien, die Arbeiten am Jahresabschluss voranzubringen. Er bat aber um Geduld und stellte eine Vorlage des Jahresabschlusses für das 1. Quartal 2008 in Aussicht. Im Januar 2008 könne auch der KAIRO-Jahresabschluss vorgelegt werden.

 

Soweit könne er den Rat über den aktuellen Sachstand informieren, den er allerdings nicht als Rechtfertigungsbericht verstanden wissen wolle.

 

Fraktionsvorsitzender Steindorf erklärte, dass die geleistete Arbeit des Fachbereiches seine besondere Anerkennung erhalte. Er frage sich allerdings, warum seitens des Bürgermeisters mehrfach angekündigt worden sei, dass der Jahresbericht pünktlich vorgelegt werden würde.

 

Ratsmitglied Schröer wies darauf hin, dass er den Ausführungen entnähme, dass es vorwiegend personelle Engpässe seien, die zu der Verzögerung der Arbeiten am Jahresabschluss geführt hätten. Dieses Problem hätte gelöst werden können, da seine Fraktion mehrfach die Bereitschaft signalisiert habe, bei personellen Problemen die Verwaltung zu unterstützen. Es könne doch auch nicht richtig sein, dass die Finanzbuchhaltung das gesamte Personal in der Verwaltung schulen müsse. Er fragte nach, warum keine externe Hilfe angefordert worden, sondern stattdessen die Belastung auf wenige Personen verteilt worden sei. Desweiteren erkundigte er sich nach den erwähnten Abgrenzungsproblemen. Diese Probleme seien doch auch in der Privatwirtschaft vorhanden und würden dort durch Bildung von Rückstellungen gelöst. Er fasste noch einmal zusammen, dass es falsch sei, aus Kostenersparnisgründen auf externe Hilfe zu verzichten. Für die anstehenden Haushaltsberatungen sei die Daten des Jahresabschlusses unerlässlich. Der Zeitpunkt dieses Berichtes über den Sachstand sei entschieden zu spät.

 

Bürgermeister Niehues erklärte, dass mit der Einbringung des Haushaltsplanentwurfes 2008 am 19.12.2007 auch die vorläufigen Daten des Jahresabschlusses 2006 mitgeliefert würden. Nur der formale Abschluss würde sich wegen der genannten Probleme verzögern. Er habe mit Herrn Isfort mehrfach die personellen Probleme beraten, man sei aber zu dem Ergebnis gekommen, dass die Einarbeitungszeit für eine neue Kraft in der Finanzbuchhaltung eine größere Belastung statt eine Hilfe sei. Er verwies darauf, dass andere Kommunen weitaus größere Probleme als Rosendahl hätten.

 

Fachbereichsleiter Isfort ergänzte, dass ein weiterer Finanzbuchhalter erst sinnvoll eingesetzt werden könne, wenn das gesamte Programm fehlerfrei laufen würde, denn ein gemeindliches Finanzwesen sei nicht vergleichbar mit einem kaufmännischen Betrieb. Bezüglich möglicher Rückstellungen erklärte er, dass selbstverständlich für einige Bereiche Rückstellungen gebildet würden, diese aber in bestimmten Fällen schwer vorhersehbar seien und aufwändig hochgerechnet werden müssten. Hier würde die Bildung von Rückstellungen ggf. Abweichungen höheren Grades verursachen.

 

In der Verwaltung der Stadt Ahaus gäbe es vergleichbare Probleme, ließ Ratsmitglied Söller verlauten. Dieses sei kein für Rosendahl spezifisches Problem. Zur Problemlösung hätte man bei der Stadt Ahaus jedoch Personal zusätzlich eingestellt.

 

Fraktionsvorsitzender Branse erklärte, dass Fristen den Sinn hätten, dass sie eingehalten würden. Dies gelte so auch in der freien Wirtschaft. Nachträgliche Korrekturen seien schließlich möglich. Seine Fraktion habe schon sehr früh die Umstellung auf NKF gefordert. Wäre man dieser Anregung gefolgt, gäbe es die heutigen Zeitprobleme nicht. Die beschriebenen Softwareprobleme seien nachvollziehbar, aber sie kämen auch nicht überraschend, denn die Einführung von NKF war absehbar. Für die Haushaltsberatungen müsse man aber nun mit dem Datenmaterial arbeiten, das zur Verfügung stünde.

 

Fachbereichsleiter Isfort wies erneut darauf hin, dass die Einführung von NKF ein jahrelanger Prozess sei, der bis heute noch nicht abgeschlossen sei, was letztlich doch auch am Beispiel der Umstellung des Kontenplanes im vergangenen Jahr offensichtlich geworden sei.

 

Ratsmitglied Löchtefeld erinnerte daran, dass die Jahresabschlüsse von Wasserwerk und Abwasserwerk nach der Eingliederung in den gemeindlichen Haushalt gesondert ausgewiesen werden sollten.

 

Fachbereichsleiter Isfort wies darauf hin, dass Wasserwerk und Abwasserwerk besonderen Produkten zugeordnet seien, aus denen die Teilbilanzen entwickelt und vorgelegt würden.

 

Ratsmitglied Schenk erkundigte sich, ob es bezüglich der Fristen bald eine gesetzliche Anpassung gäbe.

 

Fachbereichsleiter Isfort erklärte, dass seitens des Städte- und Gemeindebundes NRW dieses schon thematisiert werde. Eine Anpassung sei daher zu erwarten.

 

Fraktionsvorsitzender Weber wies darauf hin, dass solche Fristversäumnisse in der freien Wirtschaft untragbar wären, im kommunalen Sektor aber möglicherweise anders zu bewerten sei. Er fragte nach, warum es keine internen Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegeben hätte, um auf diese Weise zeitraubende Korrekturen zu vermeiden.

 

Fachbereichsleiter Isfort erläuterte, dass es in der freien Wirtschaft keinen vergleichbaren Fall gäbe und eine interne Schulung schwer umsetzbar gewesen wäre angesichts der Komplexität der Zusammenhänge.

 

Fraktionsvorsitzender Mensing erklärte, dass die Teilbilanzen bezüglich der ehemaligen Eigenbetriebe Wasserwerk und Abwasserwerk für die Beratung der Gebühren unverzichtbar seien und fragte nach, ob diese bis zur nächsten Sitzung des Ver- und Entsorgungsausschusses am 06.12.2007 nachgereicht werden könnten.

 

Bürgermeister Niehues erklärte, dass diese Teilbilanzen für die Festlegung der Gebühren völlig unerheblich seien, da aus ihnen nichts abgeleitet werden könne.

 

Ratsmitglied Löchtefeld wies darauf hin, dass dieses nur für das Abwasserwerk, nicht aber für das Wasserwerk gelte.

 

Fachbereichsleiter Isfort erläuterte, dass beim Wasserwerk keine Kalkulationen nach dem Kommunalabgabengesetz (KAG) vorgenommen würden. Die Mittelbedarfe für das Jahr 2008 seien entscheidend, nicht aber die Ergebnisse des Jahres 2006. Maßgeblich seien die Plandaten 2008. Seien diese angemessen eingeschätzt, werde ein kostendeckendes Entgelt erhoben.

 

Ratsmitglied Neumann erklärte, dass ein vernünftiges Finanzmanagement nicht an den personellen Grenzen arbeiten dürfe. Die gesamte Arbeit dürfe nicht allein auf den Schultern von zwei Personen liegen. Die personellen Ressourcen in der Verwaltung seien besser auszustatten, damit die politischen Gremien richtig arbeiten könnten. Er fragte nach, ob es sich bei der Terminierung der Vorlage des Jahresabschlusses im 1. Quartal 2008 um eine Zielvereinbarung handele.

 

Fachbereichsleiter Isfort erklärte, dass man alles daran setzen werde, diesen Termin einzuhalten. Was die interne Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anginge, bestünde auch bei den Betroffenen ein gravierendes Zeitproblem, diese durchzuführen.

 

Ratsmitglied Everding fragte nach, ob angesichts des Zwei-Personen-Projektes im nächsten Jahr mit einer fristgerechten Vorlage des Jahresabschlusses zu rechnen sei.

 

Fachbereichsleiter Isfort erklärte, dass nur die aufbauenden Angelegenheiten in den Händen von zwei Personen lägen, ansonsten seien viele weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an dem Projekt beteiligt. Er gehe davon aus, dass der Abschluss für das Jahr 2007 erheblich früher vorliegen könne.

 

Ratsmitglied Fliß betonte, dass er es immer noch für eine richtige Entscheidung hielte, dass die Gemeinde Rosendahl frühzeitig auf NKF umgestellt hätte. Bezüglich der Bilanz des ehemaligen Abwasserwerkes wäre die Vorlage einer Teilbilanz sehr von Interesse gewesen.

 

Fraktionsvorsitzender Weber erkundigte sich, ob es seitens der Kommunalaufsicht Probleme wegen der Fristversäumnisse geben könne.

 

Bürgermeister Niehues erklärte, dass auch seitens der Kommunalaufsicht die Probleme mit der Umstellung auf NKF bekannt seien. Bislang habe noch keine einzige Kommune die Fristen einhalten können. Sogar der Haushaltsentwurf 2008 des Kreises Coesfeld werde wegen der Umstrukturierung auf NKF erst im März 2008 eingebracht. Auf Nachfrage von Ratsmitglied Neumann versicherte Bürgermeister Niehues, dass er die Gründe für die Fristversäumnisse mit der Kommunalaufsicht kommunizieren werde.

 

Ratsmitglied Fliß wies darauf hin, dass mit dem Produkthaushalt doch eigentlich schon realistische Zahlen vorlägen.

 

Fachbereichsleiter Isfort verneinte dies in Bezug auf einige Teilbereichen von Produkten wie z.B. Erschließungsbeiträge. Diese müssten zunächst noch bereinigt werden.

 

Ratsmitglied Schröer wies noch einmal darauf hin, dass eine vorausschauende Personalpolitik nötig sei. Schon heute solle man dieses bedenken, damit man nicht in zwei Jahren vor ähnlichen Problemen stünde.