Digitalisierungsbeauftragter Wolters berichtet über den Entwicklungsstand der Digitalisierung.

Herr Wolters stellt den Ausbau der Digitalisierung mithilfe eine Power-Point-Präsentation dar. Die Power-Point Präsentation ist der Niederschrift als Anlage beigefügt.

Bürgermeister Gottheil erklärt, dass sich die Bedeutung der Digitalisierung in der Gemeinde Rosendahl auch an der personellen Aufstockung im IT-Bereich zeige. So sei man vor acht Jahren mit einem Mitarbeiter im Digital-Bereich gestartet und beschäftige mittlerweile bereits drei Personen. Das von Bund und Land erlassene Onlinezugangsgesetz verdeutliche, dass das Land verstanden habe, dass Kommunen beim Ausbau der Digitalisierung der Unterstützung bedürften. 

Ausschussmitglied Schubert erkundigt sich, wie es angesichts steigender Hackerangriffe auf verschiedenste Institutionen um die Datensicherheit bei der Gemeinde Rosendahl bestellt sei. Herr Schubert möchte wissen, ob die von der Gemeinde gespeicherten Daten in einem Worstcase- Szenario zurückbeschafft oder wieder zugänglich gemacht werden könnten, sollten Hacker den Zugang zum digitalen Archiv verschlüsseln.

 

Produktverantwortlicher Wolters informiert, dass die Datensicherung auf interner und externer Ebene geschehe. Der Datenspeicher der Gemeinde Rosendahl werde ebenfalls im Archiv der Stadt Billerbeck gelagert, so wie die Stadt Billerbeck ihrerseits ihre Datensätze im Rosendahler Archiv speichere. 

 

Sollte der Zugriff auf die gespeicherten Daten durch einen Hackerangriff nicht mehr möglich sein, könne auf diese Weise sichergestellt werden, dass binnen weniger Stunden ein „Notfallrathaus“ für die Gemeinde Rosendahl im Billerbecker Rathaus oder umgekehrt aufgebaut werde, womit die wichtigsten Dienstleistungen angeboten werden könnten.

Firewalls seien ebenfalls zum Schutz vor Hackern aufgestellt worden. Diese müssten ständig überprüft und erweitert werden. Produktverantwortlicher Wolters macht deutlich, dass niemals ein 100%-Schutz gewährleistet werden könne. Die größte Sicherheitslücke sei nach wie vor „der Mitarbeiter“ am PC.

Produktverantwortlicher Wolters weist darauf hin, dass besonders Herr Tombrink gute Arbeit mit der Implementierung eines Sicherheitssystems gegen Cyberangriffe auf das Netz der Verwaltung geleistet habe.

 

Ausschussmitglied Weber thematisiert, dass die Anweisungen des Onlinezugangsgesetzes aus dem Jahre 2017 bisher noch nicht zu 100% erfüllt worden seien. Herr Weber weist darauf hin, dass die diesbezügliche Frist zur Umsetzung bereits 2022 abgelaufen sei. Er möchte wissen, wie die Gemeinde mit dieser Gesetzeswidrigkeit umzugehen gedenke.

 

Produktverantwortlicher Wolters erklärt, dass die Anforderungen an die Erfüllung des Datenschutzes hohe Hürden stelle, dass sie der Umsetzung der Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes erschwert und teilweise erheblich verzögert hätten, sodass man die Frist nicht habe einhalten können.

 

Ausschussmitglied Weber verweist auf die Bedeutung einer transparenten Kommunikation, damit den Bürger*innen deutlich werde, welche der 570 Maßnahmen bereits umgesetzt seien und welche nicht. Zudem sei nicht jedem/r Bürger*in klar, ob die Realisierung einer digitalen Dienstleistung in der Hand der jeweiligen Kommune liege oder ob die Umsetzung der nächst höheren Instanz obliege.

 

Produktverantwortlicher Wolters erklärt, dass die Digitalisierung der Serviceleistungen des Bürgerbüros auf der Ebene der Kommune erbracht werden könne und deswegen auch erledigt sei. Herr Wolters identifiziert das Fehlen einer einheitlichen und systematischen Methode zur Darstellung der digitalen Dienstleistungen als Manko im Fortschreiten der Digitalisierung. Jedes Bundesland besitze eigene Programme, die mit den anderen Bundesländern nur bedingt kompatibel seien. Sogar auf Kreisebene gelinge eine Absprache zu einem einheitlichen Internetauftritt der Verwaltungen nur in Ausnahmefällen. Der digitale Zugriff auf die Bauakten sehe z.B. im Kreis Borken anders aus als im Kreis Coesfeld.

 

Ausschussmitglied Weber möchte erfahren, wie gravierend die Abweichungen der Rosendahler Verwaltung zu anderen Gemeinden seien.

Produktverantwortlicher Wolters teilt mit, dass die Basis für den Austausch bei allen Kommunen im Kreis dieselbe sei. Unterschiede ergäben sich bei den Fachanwendungen, wo Kommunen teilweise auf die Dienste unterschiedlicher Anbieter zurückgriffen. Herr Wolters betont den Vorteil eines einheitlichen Vorgehens, wie die Verwaltungen Rosendahl es zusammen mit den Gemeinden Havixbeck und Senden z.B. im Bereich der Finanzsoftware H&H inklusive Einführung des digitalen Workflows unternehme. Dies spare personelle und zeitliche Ressourcen.

 

Ausschussmitglied Lembeck wendet ein, dass man auch die Forderung nach Umsetzbarkeit einer voll digitalisierten Verwaltung kritisch betrachten müsse. Herr Lembeck fragt, ob der Zeitraum von 5 Jahren wirklich auf einer digitalen Expertise und einer zuvor vorgenommenen zeitlichen Kalkulation festgesetzt worden sei. Er hält es für möglich, dass dieser Prozess im Vorfeld in seiner Tragweite und Umfang unterschätzt worden sei.

Produktverantwortlicher Wolters veranschaulicht über die Webseite des Serviceportals der Gemeinde Rosendahl Beispiele für bereits digitalisierte Dienstleistungen, z.B. in den Segmenten Abfallbeseitigung und Steuern (u.a. Hundesteuer).

 

Ausschussmitglied Weber erkundigt sich, welche Priorisierung aus dem Reifegradmodell für die Gemeinde Rosendahl erfolge.

Produktverantwortlicher Wolters informiert, dass das vierstufige Reifegradmodell lediglich eine Charge zwischen 1 und 4 vorgebe, wobei 1 für keine Digitalisierung und 4 für eine voll digitalisierte Verwaltungsstruktur stehe.

Herr Wolters erklärt, das eine Webseite für alle Onlinedienstverwalter die Vorgaben für zu digitalisierende Maßnahmen vorgebe, die von der Verwaltungsgröße abhängig seien (Gemeinde- Kreis – Bezirksregierung usw.). Kommunen hätten die Vorgabe, ca. 225 Maßnahmen digital anzubieten.

Produktverantwortlicher Wolters weist aber auch darauf hin, dass viele Bürger*innen Rosendahls die digitalen Dienstleistungen nur verhalten nutzten. Häufig würden sich Bürger*innen gegen die digitale Erfassung ihres Onlineausweises entscheiden. Dies sei jedoch die Voraussetzung, um überhaupt die digitalen Serviceleistungen über das sog. Servicekonto in Anspruch nehmen zu können.

 

Ausschussmitglied Deitert fragt, ob es möglich sei, den Veranstaltungskalender mit dem Outlook-Kalender des Rats- und Sitzungsdienstes kompatibel zu machen, damit auch Bürger*innen eine klare und einfache Übersicht über politische Aktivitäten bekämen.

Produktverantwortlicher Wolters erklärt, dass dies aus technischer Sicht möglich sein könne. Jedoch müsse das erst mit den Produktverantwortlichen abgestimmt werden, die den Veranstaltungs- bzw. Sitzungskalender erstellen.

Bürgermeister Gottheil weist darauf hin, dass erst sichergestellt werden müsse, dass eine Zusammenlegung beider Kalenderformate keine negativen Auswirkungen auf das Printdesign des Kalenders haben werde. Der hohe Standard müsse erhalten bleiben.

 

Ausschussmitglied Lembeck äußert den Wunsch, dass die politischen Fraktionen einen eigenen Zoomkanal zur Verfügung gestellt bekommen sollen.

Produktverantwortlicher Wolters informiert, dass die machbar sei, da die Gemeinde über eine ausreichende Zoomlizenz verfüge. Es müsse jedoch sichergestellt werden, dass der Zoomkanal datenschutzkonform eingerichtet werde und dass dadurch keine Einfallstore für andere Videokonferenzen der anderen Fraktionen oder der Verwaltung möglich werden.