1.    Der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zur Übernahme und Betreuung des Archivgutes der Städte und Gemeinden Ascheberg, Billerbeck, Havixbeck, Lüdinghausen, Nordkirchen, Nottuln, Olfen, Rosendahl und Senden durch den Kreis Coesfeld und der Bildung eines interkommunalen Kreiszentralarchivs wird zugestimmt.

2.    Der Kreis wird beauftragt, gemeinsam mit den anderen Vereinbarungspartnern die Genehmigung der Vereinbarung bei der Bezirksregierung einzuholen.

3.    Der Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung erfolgt unter dem Vorbehalt, dass die beteiligten Vereinbarungsparteien den vorgenannten Beschluss fassen.

4.    Unwesentliche bzw. redaktionelle Änderungen/Anpassungen der Vereinbarung, die sich im Beschluss- oder Genehmigungsverfahren ergeben, bedürfen keiner erneuten Beratung und Beschlussfassung.

5.    Kreisangehörige Städte und Gemeinden, die erst zu einem späteren Zeitpunkt einen Bedarf nach einer gemeinsamen Aufgabenwahrnehmung erklären, können jederzeit auf einfachen Antrag sowie unter Einhaltung der formalen Erfordernisse (Beschlussfassung durch den Rat) dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung beitreten.

 

Abstimmungsergebnis: einstimmig

Ausschussvorsitzender Eimers verweist auf die Sitzungsvorlage X/435 und erläutert diese kurz.

 

Ausschussmitglied Mensing ist der Meinung, dass man dem Beschlussvorschlag zustimmen könne. Seine Fraktion interessiere allerdings, wie später die Nutzungsmöglichkeiten durch Bürger seien. Es gebe immer wieder mal Bürger, die gerne im Archiv stöbern. für Chroniken zum Beispiel.

Eine weitere Frage lautet, ob das Archiv hinterher auch digital online gestellt werde.

 

Bürgermeister Gottheil antwortet, der Kreis Warendorf habe bei diesem Projekt mit der dort umgesetzten Lösung ein Stück weit Pate gestanden. Der Kreis Warendorf habe schon vor einigen Jahren begonnen, ein Zentralarchiv zu führen. Bis auf einzelne Ausnahmen hätten sich fast alle Kreiskommunen der Zentrallösung angeschlossen. Es bestehe dort die Möglichkeit, nach Terminabsprache ähnlich wie in einer Bibliothek Unterlagen im Kreishaus einzusehen. Wenn man sich im Kreis Coesfeld für die Zukunft ein Stück weit digital aufstellen werde, dann werde dieses digitale Archiv nach seiner Kenntnis nicht offen für jedermann sein.

Die Standortfrage für das Zentralarchiv im Kreis Coesfeld sei noch nicht geklärt. Vom Kreis habe man in der Bürgermeisterkonferenz nur gehört, dass das eine oder andere Gespräch mit Grundstücks- oder Gebäudeeigentümern geführt worden sei.

 

Ausschussmitglied Mensing erkundigt sich, wie es mit den Archiven von Vereinen aussehe und ob man diese mit integrieren könne.

 

Bürgermeister Gottheil antwortet, man müsse genau schauen, wie dies formal umgesetzt werden könne. Der Verein gebe damit auch gewisse Rechte auf.

 

Allgemeine Vertreterin Roters ergänzt, wenn von einem Verein Unterlagen in das Kreiszentralarchiv übertragen werden sollen, dann brauche man mehr Platz. Außerdem müsse das Material vorher entsprechend aufbereitet werden. Das löse zwangsläufig Kosten aus. Daher sieht sie eine Einbindung von Vereins- oder privaten Archiven als schwierig an.

 

Im Anschluss fasst der Ausschuss folgenden Beschluss: