Sitzung: 02.09.2010 Rechnungsprüfungsausschuss

Beschluss: geändert beschlossen

Vorlage: VIII/178

Abstimmungsergebnis:                         6 Ja Stimmen

                                                              3 Nein Stimmen

 

Damit war der Antrag der CDU-Fraktion angenommen.

 

Ausschussmitglied Söller stellte sodann den Antrag, auf Grund des vorherigen Abstimmungsergebnisses den TOP 3 der nichtöffentlichen Sitzung abzusetzen.

 

Ausschussvorsitzender Schubert ließ über diesen Antrag abstimmen:

 

Abstimmungsergebnis:                         einstimmig

 

Damit war dieser Antrag angenommen.

 

Ausschussmitglied Fedder fragte, wie er sich den weiteren terminlichen Ablauf nun vorzustellen habe und wann die Ausschussmitglieder den Leitfaden erhalten könnten.

 

Kämmerer Isfort erklärte, dass er sich kurzfristig mit den Kommunen in Verbindung setzen wolle, die schon eine Prüfung durch den Rechnungsprüfungsausschuss durchgeführt hätten, um dem Ausschuss möglichst schnell Unterlagen zur Information zur Verfügung zu stellen. Er könne dann einen Vorschlag vorlegen, über den der Ausschuss dann aber erst entscheiden müsse. Der Ausschuss könne diesen Vorschlag jedoch auch ablehnen und einen eigenen Leitfaden erstellen.

Ausschussvorsitzender Schubert verwies auf die Sitzungsvorlage VIII/178.

 

Ausschussmitglied Söller trug zunächst folgenden Antrag der CDU-Fraktion vor:

 

1. Hinsichtlich der Einbeziehung eines Prüfers zur Prüfung des Jahresabschlusses 2008 beantragt die CDU-Fraktion, auf die von der Verwaltung vorgeschlagene Einbeziehung eines externen Prüfers zu verzichten.

 

unsere Vorstellung zur Realisierung wäre:

  • die Verwaltung erstellt einen Leitfaden zum Prüfungsablauf
  • der Ausschuss verständigt sich über den Leitfaden der Verwaltung ggf. mit Abänderungen bzw. Erweiterungen
  • danach Prüfungshandlungen auf der Grundlage des Leitfadens

 

zur Begründung:

  • die gesetzliche Zuständigkeit für die Prüfung von Jahresabschlüssen liegt beim Rechnungsprüfungsausschuss (§ 59 GO)
  • der Rat hat im HSK festgelegt, ab 2010 die Jahresabschlussprüfungen durch den Rechnungsprüfungsausschuss durchzuführen
  • die Eröffnungsbilanz und zwei Jahresabschlüsse wurden von externen Prüfern geprüft und jeweils uneingeschränkte Testate erteilt
  • in den Kommunen des Kreises Borken und auch beim Kreis Borken werden die Jahresabschlüsse nahezu flächendeckend durch die Rechnungsprüfungsausschüsse geprüft
  • die Kosten in Höhe von rd. 17.000 € können eingespart werden
  • die Kommunalaufsicht und die GPA prüfen die Verwaltung ebenfalls und nehmen Rechtmäßigkeitsprüfungen vor.

 

 

Wenn diesem Antrag zugestimmt werde, folge Punkt 2 des Antrages.

 

2. Des Weiteren beantragen wir die Absetzung des TOP 3 nichtöffentliche Sitzung der die Beauftragung eines Wirtschaftsprüfungsbüros zur Prüfung des Jahresabschlusses 2008 zum Inhalt hat.

 

 

Ausschussmitglied Reints erklärte, dass ja im Vorfeld schon darüber gesprochen worden sei, dass das Geld für den externen Prüfer spätestens ab 2010 eingespart werden solle.

Er glaube, dass die Verwaltung ihre Arbeit korrekt mache und wolle gern persönlich dazu beitragen, dass Geld eingespart werde. Daher begrüße er den Antrag der CDU-Fraktion und werde dafür stimmen.

 

Ausschussmitglied Fedder teilte mit, dass die WIR-Fraktion Probleme mit der Verbindung der Begriffe „Vertrauen“ und „prüfen“ habe. Er vertraue der Verwaltung, aber eine Prüfung sei auch mit dem möglichen Aufdecken von Fehlern verbunden und bei dem zu erstellenden Testat müsse er mit seinem Namen für das Ergebnis gerade stehen. Er gab zu bedenken, dass die Prüfung pro Ausschussmitglied ca. 15 Arbeitsstunden bedeute, wenn man von der Prüfzeit der professionellen Prüfer im Vorjahr ausgehe. Die WIR-Fraktion plädiere dafür, in diesem Jahr noch einmal einen Prüfer zu beauftragen und sich im Laufe des Jahres darauf vorzubereiten, die nächste Prüfung durch die Ausschussmitglieder vorzunehmen.

 

Ausschussmitglied Schulze Baek wies darauf hin, dass die Prüfung des Jahresabschlusses seit der Einführung des NKF(Neues Kommunales Finanzmanagement) durch Wirtschaftsprüfer durchgeführt worden sei. Er glaube nicht, dass der Ausschuss die Arbeit eines Wirtschaftsprüfers übernehmen könne. Keines der Ausschussmitglieder sei dazu qualifiziert.

 

Kämmerer Isfort erklärte, dass im HSK die Prüfung des Jahresabschlusses durch den Rechnungsprüfungsausschuss für 2010 bereits beschlossen worden sei. Die Frage sei, ob auch für das Jahr 2008 bereits eine Prüfung durch den Ausschuss vorgenommen werden solle. Der Beschlussvorschlag der Verwaltung sehe die Verpflichtung eines externen Prüfers vor, damit nicht der Eindruck entstehe, dass die Verwaltung keine genaue Prüfung wünsche. Viele Kommunen würden die Prüfungen der Jahresabschlüsse inzwischen selbst vornehmen. Die KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle) habe inzwischen einige Abhandlungen veröffentlicht, die sich mit dem Thema eines allgemeinen Leitfadens zur Prüfung des Jahresabschlusses befassten.

 

Ausschussmitglied Rahsing erklärte, dass bei einer Prüfung durch akkreditierte Unternehmen natürlich festgelegte Abläufe eingehalten werden müssten. Er gehe davon aus, dass man bei einer Prüfung durch den Rechnungsprüfungsausschuss anders vorgehen könne.

 

Ausschussmitglied Fedder fragte, ob man bei einer Prüfung durch den Ausschuss tatsächlich anders vorgehen könne.

 

Kämmerer Isfort erklärte, dass ein Testat erstellt werden müsse. Es gebe jedoch keine Richtlinien dazu, wie der Ausschuss zu prüfen habe und wie das Testat zustande kommen müsse. 

 

Bürgermeister Niehues machte deutlich, dass er in diesem Jahr noch für eine Prüfung durch einen externen Prüfer plädiere. Mit dem Haushaltsjahr 2008 habe sich die Gemeinde Rosendahl im dritten Jahr der Anwendung des NKF befunden. Die Umstellung darauf sei für die gesamte Verwaltung gravierend gewesen und man befinde sich noch immer in einem Lernprozess. Die Finanzbuchhaltung versuche konsequent, die Buchungen nach dem NKF durchzuführen. Dennoch gebe es möglicherweise vereinzelt noch fehlerhafte Buchungen, die durch die Prüfung durch einen externen Prüfer korrigiert werden könnten. Um im Folgejahr wirklich alles richtig zu machen, sei er dafür, in diesem Jahr noch einmal einen professionellen Prüfer zu beauftragen. Dies sei auch unter Berücksichtigung des Zeitaspektes wichtig, da der Prüfer der Firma Concunia GmbH kurzfristig mit der Arbeit beginnen könne. Bei einer Prüfung durch den Rechnungsprüfungsausschuss müsse ja zunächst ein Leitfaden erstellt werden, nach dem die Mitglieder des Ausschusses vorgehen könnten. Dieser könne für das nächste Jahr erstellt werden. Er wolle gerne nach dem Grundsatz „ Glauben ist gut, Kontrolle ist besser“ handeln.

 

Fraktionsvorsitzender Branse stellte fest, dass die Gemeinde Rosendahl eine kleine Gemeinde sei, die sich keinen eigenen Rechnungsprüfer leisten könne. Viele Kommunen hätten jedoch dafür ein eigenes Rechnungsprüfungsamt. Wenn dies nicht der Fall sei, werde ein externer Prüfer beauftragt. Bei der Prüfung sei die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften gefordert. Er fragte, ob die Ausschussmitglieder dies lernen könnten und in welchem Zeitraum. Er machte deutlich, dass durch den Rechnungsprüfungsausschuss Buchungen nach dem NKF überprüft werden müssten und wies darauf hin, dass das Testat und der Bestätigungsvermerk nicht nur ein einfaches Stück Papier seien. Er sei der Ansicht, dass es nicht sein könne, dass der „schwarze Peter“ für die Erstellung eines Leitfadens der Verwaltung zugeschoben werde und halte die Prüfung durch den Rechnungsprüfungsausschuss für „eine Nummer zu groß“.

 

Ausschussmitglied Söller fragte, wie man denn dann zu der Entscheidung gekommen sei, ab 2010 auf jeden Fall die Prüfung in die Hände des Rechnungsprüfungsausschusses zu geben. Er wies darauf hin, dass es in anderen Kommunen bereits einen Leitfaden für die Prüfung gebe, an den man sich eventuell halten könne. Wichtig sei das Ergebnis unter dem Strich. Die Vorgaben für die Prüfung seien in zwei Jahren nicht anders als heute.

 

Ausschussmitglied Reints erklärte, dass das Vertrauen der Ausschussmitglieder in die korrekte Arbeit der Verwaltung vorhanden sei. Dies wäre unter einem anderen Bürgermeister anders. Er könne nicht glauben, dass Bürgermeister Niehues unbedingt eine Prüfung durch einen externen Prüfer wolle. Er plädiere für eine Prüfung durch den Rechnungsprüfungsausschuss. Wenn diese nicht erfolgreich sei, könne man für 2009 wieder einen externen Prüfer verpflichten. Eine Prüfung durch das Gemeindeprüfungsamt werde doch ohnehin auch bald erfolgen.

 

Bürgermeister Niehues bedankte sich für das entgegengebrachte Vertrauen, machte aber klar, dass dort, wo gearbeitet werde, auch Fehler gemacht werden könnten. Mit dem NKF sei ein ganz neuer Prozess und ein neues Buchungsverfahren in Gang gesetzt worden. Fehler seien daher noch immer möglich. In den Jahren 2006 und 2007 seien nach der Prüfung Korrekturen nötig gewesen. Wenn die Prüfung des Jahres 2008 die Verringerung der Fehlerquote anzeige, könne der Abschluss des Jahres 2009 durch den Rechnungsprüfungsausschuss durchgeführt werden. Er machte nochmals deutlich, dass die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses mit ihrem Namen für die Erstellung des Testats gerade stünden. Weiter erklärte er, dass die Gemeindeprüfungsanstalt heute einen anderen Auftrag habe. Diese prüfe ca. alle 5 Jahre in erster Linie die Wirtschaftlichkeit der Verwaltungsarbeit und mache Verbesserungsvorschläge, wie z.B. Stellen oder auch Kosten eingespart werden könnten. Die nächste Prüfung werde im Jahr 2011 stattfinden. Vor der Einführung des NKF habe das Gemeindeprüfungsamt des Kreises alle 2 Jahre die Gemeinde Rosendahl geprüft.

 

Ausschussmitglied Rahsing fragte, ob noch eine zusätzliche Prüfung durch die Kommunalaufsicht des Kreises Coesfeld erfolge.

 

Bürgermeister Niehues verneinte dies.

 

Fraktionsvorsitzender Branse erklärte, dass die Beachtung von gesetzlichen Vorschriften nichts mit Vertrauen oder Misstrauen zu tun habe. Er sei so wie der Bürgermeister der Ansicht, dass Fehler gemacht werden könnten, die aber aufgedeckt werden müssten. Bei nicht entdeckten Fehlern durch den Rechnungsprüfungsausschuss könne der Bürgermeister nicht zur Verantwortung gezogen werden, da er mit gutem Gewissen sagen könne, dass er den Rechnungsprüfungsausschuss auf mögliche Fehler hingewiesen habe. Er glaube, dass der Ausschuss eine korrekte Prüfung nicht leisten könne.

 

Fraktionsvorsitzender Meier erklärte, dass er nach der Anhörung aller vorgetragenen Argumente der Ansicht sei, dass man irgendwann ins „kalte Wasser“ springen müsse. Er werde daher dem Antrag der CDU-Fraktion zustimmen.

 

Ausschussmitglied Fedder fasste zusammen, dass der Rechnungsprüfungsausschuss letztlich in groben Zügen das tun müsse, was auch der Wirtschaftsprüfer tue, um eventuell gemachte Fehler der Verwaltung aufzudecken. Er stellte die Frage an die Verwaltung, wie hoch sie den Arbeitsaufwand der Ausschussmitglieder dafür einschätze.

 

Kämmerer Isfort erklärte, dass dies daran liege, wie tief der Rechnungsprüfungsausschuss in die Materie einsteigen wolle.

 

Auf die Frage von Ausschussmitglied Fedder, wie tief das denn nötig sei, erklärte Kämmerer Isfort, dass er den Aufwand nicht bestimmen könne und in dieser Frage gerne neutral bleiben wolle. Jede weitere Äußerung von ihm könne den Eindruck erwecken, dass die Verwaltung eine bestimmte Entscheidung erreichen wolle.

 

Ausschussmitglied Schulze Baek fragte, wodurch sich eine aktuell vorzunehmende Prüfung von früheren Prüfungen des Rechnungsprüfungsausschusses unterscheide. Es sei klar, dass das Arbeitspensum eines professionellen Prüfers nicht zu leisten sei. Er fragte weiter, ob der Wirtschaftsprüfer die Verantwortung für das von ihm erstellte Testat übernehme.

 

Kämmerer Isfort erklärte, dass der Wirtschaftsprüfer in haftungsrechtlicher Hinsicht die Verantwortung für das von ihm erstellte Testat übernehme. Im kameralen Haushalt sei es um die Überprüfung von Einnahmen und Ausgaben gegangen. Heute müsse ein geordnetes Bild der Finanz- und Vermögenslage erstellt und überprüft werden. Dazu gehörten unter anderem Vermögensgegenstände, Abschreibungen und Verbindlichkeiten.

 

Bürgermeister Niehues teilte mit, dass bei früheren Prüfungen ca. 40 Ordner mit Rechnungen bereitgestellt wurden und vom Rechnungsprüfungsausschuss stichprobenweise geprüft worden seien. Darüber hinaus habe der Kreis Coesfeld alle 2 Jahre mit fünf Personen ca. vier Wochen lang geprüft. Er sei ein Freund von externen Prüfungen und plädiere dafür, diese auch in diesem Jahr noch einmal durchzuführen. Eine externe Prüfung diene zur Kontrolle und führe zu sorgfältiger Arbeit der Verwaltungsmitarbeiter.

 

Ausschussmitglied Rahsing fragte, was passieren könne, wenn er das Testat unterzeichne und im Nachhinein dann festgestellt werde, dass ein Fehler der Verwaltung übersehen worden sei.

 

Kämmerer Isfort erklärte, dass falsche Abschreibungswerte im Folgejahr korrigiert werden könnten. Vergessene Bilanzwerte könnten durch Korrektur nachträglich aufgenommen werden.

 

Ausschussmitglied Fedder fragte, ob es einen Tatbestand gebe, bei dem er sich als Mitglied des Rechnungsprüfungsausschusses strafbar mache. Er sprach sich nochmals dafür aus, in diesem Jahr den Auftrag für die Prüfung des Jahresabschlusses an einen externen Prüfer zu vergeben und parallel dazu Informationen zu sammeln, um im nächsten Jahr die Prüfung durch den Ausschuss selbst durchzuführen.

 

Kämmerer Isfort erklärte, dass in einem Gremium immer das gesamte Gremium verantwortlich sei und keine Einzelperson. Er gehe weiter davon aus, dass in einem Gremium kein Vorsatz bei fehlerhaften Prüfungen im Spiel sein könne. Die Testate über Jahresabschlüsse seien jedoch öffentlich zugänglich und auch Gegenstand für Externe (z.B. Kreditgeber), um sich ein Bild über die Finanzlage der Gemeinde zu machen. Möglicherweise sei es ein strafrechtlich relevanter Tatbestand, wenn eine Kreditvergabe aufgrund falscher Angaben erfolge.

 

Fraktionsvorsitzender Branse erklärte, dass er es für grob fahrlässig halte, wenn man vorhandene Unterlagen absichtlich nicht nutze. Der Rechnungsprüfungsausschuss müsse die kaufmännische Buchhaltung prüfen und unterschreiben. Die Informationen, die im Prüfungsbericht des professionellen Prüfers vorlägen, würden dem Ausschuss jedoch fehlen. Es widerstrebe ihm, etwas zu tun, was er nicht könne.

 

Fraktionsvorsitzender Meier teilte mit, dass es haftungsrechtlich nur wenige oder geringe Möglichkeiten gebe, den Ausschuss verantwortlich zu machen. Dies sei nur bei nachgewiesenem Vorsatz möglich.

 

Ausschussmitglied Fedder fragte, ob es sich um Vorsatz handele, wenn man mit dem Wissen in eine Sitzung gehe, dass man möglicherweise nicht korrekt prüfen könne.

 

Fraktionsvorsitzender Meier erklärte, dass es sich dabei um „Bewusste Fahrlässigkeit“ handele.

 

Fraktionsvorsitzender Branse wies noch einmal darauf hin, dass man mit der Prüfung der Jahresabschlüsse schon im Rückstand sei und eine weitere Verzögerung dadurch entstehe, wenn die Verwaltung noch einen Leitfaden für die Prüfung erstellen müsse.

 

Ausschussvorsitzender Schubert teilte mit, dass die WIR-Fraktion dafür plädiere, den Ausschuss zu schulen und erst im nächsten Jahr die Prüfung durchzuführen. In diesem Jahr solle man noch einmal auf den professionellen Prüfer zurückgreifen.

 

Ausschussmitglied Fedder erklärte, dass bei einer Prüfung durch den Ausschuss jedes Mitglied seinen Beitrag leisten müsse. Insbesondere sollte die Parteigebundenheit dabei außen vor gelassen werden.

 

Ausschussvorsitzender Schubert fragte nach, ob die CDU-Fraktion ihren zuvor gestellten Antrag aufrechterhalten wolle und bat darum, diesen nochmals vorzutragen.

 

Ausschussmitglied Söller las den Antrag der CDU-Fraktion vor, hinsichtlich der Einbeziehung eines Prüfers zur Prüfung des Jahresabschlusses 2008 auf die von der Verwaltung vorgeschlagene Einbeziehung eines externen Prüfers zu verzichten.

 

Ausschussvorsitzender Schubert ließ über den Antrag der CDU-Fraktion abstimmen: