TOP Ö 5: Vorstellung des Organisationsgutachtens für die Verwaltung der Gemeinde Rosendahl

Beschluss: Kenntnis genommen

Bürgermeister Niehues verweist auf die Sitzungsvorlage VIII/649.

 

Herr Krüger erläutert im Folgenden das erstellte Organisationsgutachten, das den Fraktionen im Vorfeld per Email zugeleitet wurde. Er weist darauf hin, dass das Gutachten am Nachmittag dieses Tages bereits den Verwaltungsmitarbeitern im Rahmen einer Personalversammlung vorgestellt wurde. Abschließend bittet er um Fragen der Ausschussmitglieder.

 

Fraktionsvorsitzender Branse erklärt, dass die Ergebnisse des Gutachtens ihn in einigen Bereichen überrascht hätten. Er habe z. B. gedacht, dass das Gebäudemanagement in einer Hand sei oder dass es regelmäßige Fachbereichsleiterbesprechungen gebe, was ja offenbar nicht der Fall sei. Er könne allerdings nicht erkennen, wie die Politik sich hier einbringen könne, außer über den Haushaltsplan und den Stellenplan.

 

Fraktionsvorsitzender Steindorf teilt mit, dass er sich durch das Gutachten in Bezug auf das Verhältnis zwischen Politik und Verwaltung bestätigt fühle. Es sei wichtig, in Zukunft keine persönlichen Angriffe mehr zu führen. Das Gutachten habe viele Optimierungsmöglichkeiten aufgezeigt. Er halte die vorgeschlagenen Fachbereichsleiterkonferenzen für sehr sinnvoll und kenne das auch aus anderen Verwaltungen. Dort sei es z.B. auch üblich, regelmäßig die Fraktionsvorsitzenden anzurufen und über aktuelle Ereignisse zu informieren. Das aktuell bestehende Vertrauensverhältnis behindere etliche Aufgaben. Da liege es nun an allen Beteiligten, an diesem Vertrauensverhältnis zu arbeiten. Die CDU-Fraktion stehe zur Verfügung, um dieses Thema anzusprechen und eine Optimierung anzustreben.

Er fragt, ob die von den Gutachtern angesprochene Ebene der Teamleiter möglicherweise in einem rollierenden System besetzt werden könne, da es sich nicht um eine höher bewertete Tätigkeit handele.

Ferner gibt er dem Fraktionsvorsitzenden Branse darin Recht, dass die Politik bisher nur über den Stellenplan agieren könne und fragt, ob es nicht in Zukunft besser sei, in der gesamten Organisation miteinander zu arbeiten. Letztendlich müssten aber auch alle Beteiligten das Ergebnis des Gutachtens erst einmal auf sich wirken lassen.

 

Herr Niedermeier antwortet, dass das Gutachten grundsätzlich die Aufgliederung in zwei Fachbereiche mit zwei Fachbereichsleitern vorsehe. Diese sollen in Zukunft weit mehr als bisher mit Leitungsaufgaben und der Einhaltung von Rechtsgrundlagen betraut werden. Die untergeordneten Teamleiter sollen bei Entscheidungen unterstützen und als unechte Leitungskräfte fungieren, müssten daher also auch entsprechend qualifiziert sein. Natürlich könne man darüber nachdenken, Teamleiter zeitlich befristet einzusetzen.

 

Fraktionsvorsitzender Mensing fragt, wer denn in Zukunft die Fachbereichsleiter vertreten solle.

 

Herr Niedermeier erklärt, dass die Vertretung eines Fachbereichsleiters aus dessen Verantwortungsbereich organisiert werden müsse. Ein Teamleiter sei durchaus qualifiziert, um eine kurzfristige Leitungsfunktion zu übernehmen. Es gebe auch die Möglichkeit einen Teamleiter als festen Vertreter zu bestellen, was dazu führen müsste, dass Fachbereichs- und Teamleiter regelmäßig zusammentreffen, um auch kurzfristige Vertretungen zu ermöglichen. Solche Vertretungen machten etwa 10 bis 12 % einer Vollzeitstelle aus, was nicht zu einer tariflichen Höhergruppierung führe.

 

Fraktionsvorsitzender Mensing stellt fest, dass das Gutachten deutlich auf das angespannte Verhältnis zwischen Rat und Verwaltungsleitung hingewiesen habe und der Rat an vielen Stellen den Bürgermeister leiten wolle. Die Politik müsse nun überlegen, wie sie den Bürgermeister in Zukunft unterstützen könne, um einen gemeinsamen Weg zu gehen, um Entscheidungen wieder mehr in der Verwaltung zu fällen. Wenn Vergaben wieder in der Kompetenz der Verwaltung  lägen, könne man damit die Sitzungsfrequenz der verschiedenen Gremien reduzieren.

 

Fraktionsvorsitzender Branse teilt mit, dass seiner Ansicht nach der Bürgermeister am Zuge sei. Dieser habe zuvor immer wieder auf seine Organisationshoheit verwiesen und deutlich gemacht, dass nur er entscheide, ob und wie das Gutachten evtl. umgesetzt werde. Solange das der aktuelle Sachstand sei, sei er nicht bereit, sich an Veränderungen zu beteiligen. Falls es aber möglich sei, einen Konsens zu finden, der die Mitarbeit des Rates und der Fraktionen zulasse, sei er gerne dazu bereit.

 

Bürgermeister Niehues erklärt, dass er bisher noch nicht gefragt worden sei, was er von dem Gutachten halte. Bisher seien nur alte Meinungen zitiert worden. Es sei richtig, dass er ursprünglich das Geld für das Gutachten habe sparen wollen. Er habe immer nur den Haushalt der Gemeinde Rosendahl im Blick gehabt. Aus diesem Grunde habe er auch die Fachbereichsleiterstelle für den Fachbereich Planen und Bauen eingespart und diese Aufgabe selbst übernommen. Nur so sei es möglich gewesen, einen ausgeglichenen Haushalt vorzulegen. Er wolle aber in Zukunft auch nicht mehr jeden Tag so lange arbeiten, zumal er auch noch viele repräsentative Termine wahrnehmen müsse. Dennoch sei es nur durch diese Vorgehensweise und durch massive Personaleinsparungen, insgesamt keine erfreulichen Maßnahmen, möglich gewesen, den Haushaltsausgleich für 2013 und auch für 2014 zu erreichen. Ihm sei auch bewusst, dass dieses nicht zu einer guten Stimmung innerhalb der Verwaltung und in der Politik beigetragen habe. Das sehr gute Organisationsgutachten habe bei ihm aber eine andere Sicht- und Denkweise ausgelöst. Er sei bereits seit fast 10 Jahren als Bürgermeister für die Gemeinde Rosendahl tätig und nicht davor gefeit, betriebsblind zu werden. Er habe viele Dinge nicht so gesehen, wie sie jetzt im Gutachten deutlich gemacht werden. Bisher habe keine Stelle für reine Organisationsarbeit zur Verfügung gestanden, obwohl er sich das auch gewünscht hätte. Das wolle er in Zukunft gerne ändern. Auch die Leitungsstelle für den Fachbereich Planen und Bauen solle ausgeschrieben werden.

Das Gutachten sei genau in seinem Sinne und habe deutlich gezeigt, dass vier Fachbereiche für eine Verwaltung dieser Größenordnung deutlich zu viel seien. Nach dem Ausscheiden der Fachbereichsleiter Gottheil und Homering könne in Zukunft eine Reduzierung der Fachbereiche umgesetzt werden. Es sei richtig, dass es seit einiger Zeit keine regelmäßigen Besprechungen mit den Fachbereichsleitern mehr gegeben habe. Stattdessen habe er zwischendurch Gespräche geführt und Dinge geregelt. Auch darüber habe er bereits nachgedacht. Unmittelbar nach der Vorstellung des Gutachtens für die Mitarbeiter am Nachmittag habe er die Fachbereichsleiter zu einer ersten Besprechung in der Folgewoche eingeladen. Man müsse überdenken, was und in welcher Zeit umgesetzt werden könne.

Als erstes könne man über eine Änderung der Öffnungszeiten beraten, die ja dringend angeraten worden sei. Wenn die Politik eine Änderung mittrage, könne darüber noch am heutigen Abend abgestimmt werden.

Er macht deutlich, dass er die Erstellung des Gutachtens im Nachhinein für gut angelegtes Geld halte und für Veränderungen offen sei. Das Gutachten habe ihm „die Augen geöffnet“. Er wünsche sich einen Neuanfang für die gemeinsame Arbeit mit dem Rat der Gemeinde Rosendahl.

 

Ausschussmitglied Schulze Baek erklärt, dass der Rat schon zuvor den Eindruck gehabt habe, dass es in der Verwaltungsorganisation ein Verbesserungspotential gebe, was durch das vorliegende Gutachten bestätigt werde. Er fordert dazu auf, die nötigen Konsequenzen aber in Ruhe zu überdenken und keinen „Schnellschuss“ zu machen. Er erwarte von Bürgermeister Niehues, dass dieser gemeinsam mit den Vertretern der Verwaltungsspitze überlege, wie man dieses Haus am besten aufstellen könne. Zudem müsse sowohl auf Seiten des Rates als auch auf Seiten der Verwaltung die Überlegung bestimmte Kompetenzen abzugeben.

 

Bürgermeister Niehues bestätigt noch einmal, dass die erste Besprechung mit den Fachbereichsleitern und der Gleichstellungsbeauftragten zur Umsetzung des Gutachtens am kommenden Mittwoch stattfinden werde.

 

Fraktionsvorsitzender Branse erklärt, dass er der Stellungnahme von Bürgermeister Niehues entnommen habe, das dieser bereit sei an einer gemeinsamen Struktur zu arbeiten. Der Rat wolle sich nicht einmischen sondern einbringen. Dazu müsse man sich aufeinander einstellen und das brauche auch Zeit. Er wolle nicht irgendwann wieder feststellen müssen, dass Bürgermeister Niehues sich auf seine Organisationshoheit zurückziehe. Er hoffe auf einen Konsens zwischen Verwaltung und Bürgermeister und könne sich vorstellen, dass dieser dann in Zukunft auch wieder mehr Handlungsfreiheit habe, als bisher. Er würde das auf jeden Fall begrüßen.

 

Fraktionsvorsitzender Steindorf erklärt, dass es einen Neustart geben könne, wenn insbesondere an dem Vertrauensverhältnis zwischen Politik und Verwaltung gearbeitet werde. Wenn Bürgermeister Niehues in Zukunft Gespräche mit den Fachbereichsleitern und der Gleichstellungsbeauftragten führe, habe das ja auch eine Essenz, die hoffentlich aus Kompromissen bestehen werde. Wenn die Ergebnisse solcher Gespräche übermittelt würden und man die Politik partizipieren lasse, seien die Ratsmitglieder sicher die Letzten, die sich einer Zusammenarbeit verweigern würden. Der Stellenkegel könne nicht weiter nach unten abgebaut werden und auf gar keinen Fall dürfe in Zukunft auf die Einrichtung von Ausbildungsplätzen verzichtet werden. Das seien alles Fragen, die gemeinschaftlich erarbeitet und gelöst werden könnten. Wenn beide Seiten sich in Zukunft an Absprachen hielten, könne das verlorene Vertrauen langsam wieder aufgebaut werden.

Eine Abstimmung über geänderte Öffnungszeiten des Rathauses am heutigen Tage halte er allerdings für verfrüht.

 

Fraktionsvorsitzender Branse weist darauf hin, dass es im Hinblick auf die mögliche Reduzierung der Fachbereiche notwendig sei, ein Stellenprofil für die Bauamtsleiterstelle anzulegen, bevor man diese Stelle ausschreibe.

 

Bürgermeister Niehues antwortet, dass er sich zuvor nicht habe vorstellen können, dass die Verwaltung evtl. nur mit 2 Fachbereichen funktionieren könne. Momentan seien die Fachbereichsleiter noch zu 80 % Sachbearbeiter. Das Organisationsgutachten sehe vor, dass die Fachbereichsleiter in Zukunft nur noch eine reine Leitungsfunktion übernehmen, um für die Zukunft eine Struktur zu erreichen, die einen evtl. verwaltungsfremden Bürgermeister unterstütze. Im Moment gebe es aber doch noch vier Fachbereiche und bis zum Ausscheiden von zwei Fachbereichsleitern im Jahr 2015 müsse die Stelle zunächst so ausgeschrieben werde, wie sie bisher konzipiert war. Man könne der Ausschreibung aber hinzufügen, dass bei einer Umstrukturierung eine evtl. Änderung der Stellenbeschreibung erfolgen werde.

 

Fraktionsvorsitzender Meier erklärt, dass er kein Problem darin sehe, dass ein Fachbereichsleiter für den Fachbereich Planen und Bauen mit entsprechender Ausbildung auch zukünftige weitere Aufgaben übernehmen könne.

 

Bürgermeister Niehues weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass evtl. auch eine stadtplanerische Ausbildung für die zukünftige Bauamtsleitung gefordert werde. Weitere Überlegungen dazu führten aber heute zu weit ins Detail. Darüber müsse man dann gesondert beraten.

 

Fraktionsvorsitzender Mensing teilt mit, dass im Haushalt 2014 Mittel für eine evtl. notwendige Stellenbewertung eingeplant seien.

 

Bürgermeister Niehues ergänzt, dass bei einer Umsetzung des Organisationsgutachtens alle Stellen in absehbarer Zeit neu bewertet werden müssten.

Er bedankt sich abschließend bei den Herren Niedermeier und Krüger für die gute Zusammenarbeit und versichert, dass er sie weiterempfehlen werde. Möglicherweise könne man im Rahmen der notwendigen Stellenbewertungen zu einer weiteren Zusammenarbeit kommen. Ein entsprechendes Angebot der Firma liege ja bereits vor.

 

Herr Niedermeier bedankt sich ebenso für die Zusammenarbeit, insbesondere auch bei den Mitgliedern des Ausschusses, die ihm und seinem Kollegen, Herrn Krüger durch die Teilnahme an der vorherigen Sitzung des HFA wertvolle Informationen und Einblicke ermöglicht hätten.

Gerne seien sein Kollege und er zu einer weiteren Zusammenarbeit bereit.